ℹ️ Ülevaade
Onboarding funktsionaalsus võimaldab korraldajal osalejatele saata meiliteavitusi. Seda saab teha enne sündmust näiteks automaatse kinnitusmeilina pärast registreerumist, infomeilina, meeldetuletustena või siis ka pärast sündmust, et saada osalejalt tagasisidet, jagada laiali handoute jpm. Onboarding e-maili saab saata kas kõigile osalejatele või ainult valitud osalejatele.
⚙️ Seadistamine
1. Automatiseeritud registreerimise kinnitus
Liikuda admin-vaates “Onboarding“ mooduli alla ning klikkida nupule "Setup an e-mail template".
Edasi avaneb vaade, kus tuleb vormistada enda onboardingu e-mail kiri.
Võimalikud placeholderid:
{{name}}: osaleja nimi
{{eventName}}: sündmuse nimi
{{eventTimeZone}}: sündmuse ajatsoon
{{eventLink}}: sündmuse link
{{eventAccessLink}}: ligipääsu link sündmusele
{{occupation}}: osaleja ametipositsioon
{{organization}}: osaleja ameti organisatsioon
Tekstil eriformaatide kasutuse soovil või ka bänneri lisamiseks, on võimalik template vormistada ka HTML kujul. Selleks:
Valida "HTML", kust avaneb WYSIWYG-editor. Teine võimalus on lisada ka puhtal kujul HTML, vajutades "< >" source code nupule.
3. Kui kiri on valmis, tuleb kindlasti vajutada nuppu “Create”. Nüüd, kui osaleja registreerib end sündmusele, saadetakse talle eelnevalt valmistatud registreerimiskinnitus.
PS! Kui vajutada "Create" ilma templiiti muutmata, saavad osalejad ülaltoodud vaikeandmetega kirja, seega tuleb kirjas oleva info muutmine kindlasti üle kontrollida.
2. Onboarding e-mailid (info, teavitused, meeldetuletused jne.)
Toimida samamoodi nagu eelmistes punktides. Registreerumiskinnitus tuleks hilisemaks kopeerida, seejärel üle kirjutada uue templatega. Kui kiri on loodud (vajuta kindlasti “Update”!), klikkida üleval asuvale “Run onboarding” nupule.
Vajutades sellel nupul, antakse ette valik, millistele osalejatele onboarding saata- kas ainult neile, kes seda veel saanud ei ole (nt. kui keegi registreeris end enne onboardingu ülesse seadmist), kõikidele osalejatele (nt. uue onboardingu puhul), või fikseeritud osalejatele.
Tehke valik ning vajutage “Run”. Seejärel viiakse teid tagasi onboardingute nimekirja vaatesse. Kui staatus on märgitud “Finished”, liikuge tagasi kirja juurde ning kleepige tagasi eelnev registreerumiskinnitus (vajutada jällegi “Update”). Nii saavad uued registreerujad endiselt registreerumiskinnitused.
3. Sündmusjärgne onboarding
Sündmusjärgselt tuleks toimida teise punkti järgi, asendades esmase registreerumiskinnituse kirja sündmusjärgse e-mail kirjaga, ilma seda hiljem tagasi panemata. Sinna võib lisada tänud registreerimise eest (järelvaatajatele), kuupäeva, mil sündmus aset leidis, tagasiside vormi, handoute jne.