5 soovitust korraldajale ehk kuidas kommunikeerida Worksupi sündmusplatvormi osalejatele ning briifida moderaatorit

5 soovitust moderaatorile/päevajuhile

3 soovitust produktsiooni-/tehnilisele tiimile

Viita juba aegsasti sündmusplatvormile. Isegi kui sündmus pole veel Worksupis loodud, tasub osalejatele kommunikeerida, et sündmust toetab ka platvorm, millel saab olulisi funktsionaalsusi kasutada.

Jaota kommunikatsioonikirjad mitmeks osaks, et mitte osalejat liigse infomahuga koormata. Esmases kirjas maini sündmuseelseid tegevusi, näiteks võrgustumine, infot/sisendit koguvad ülesanded, huvipakkuvate osalejate, failide ja eksponentide infokorv, ekspoala uudistamine enne sündmust. Teises kirjas, mis ideaalis saadetakse välja vahetult enne sündmuse algust, viita sündmuspäeval olulistele funktsionaalsustele, näiteks Q&A, aktiveerivad ülesanded, viktoriinid, ekspoala. Ära jäta sündmusjärgsetes kirjades mainimata, et Worksup jääb avatuks kontaktide kogumiseks ning järelsuhtluseks.

Keep it short and sweet. Korraldajatel võib tekkida soov erinevaid võimalusi detailselt lahti kirjutada. Tegelikkus näitab, et Worksupi platvorm on piisavalt intuitiivne ning arusaadav, seega saavad osalejad funktsionaalsuste leidmisega ka ise hakkama. Oluline on kommunikeerida võimalusi ning põhjuseid, miks korraldaja on need kindlad funktsionaalsused platvormile kaasanud.

Võimalusel kasuta sündmuse ajal Worksupi korraldajapoolseid teavitusi. Isegi kui sündmus ei toimu virtuaalselt või hübriidformaadis, on Worksupi teadetetahvel ideaalne vahend korraldajale kommunikeerimiseks ning osalejate tähelepanu võitmiseks, kuna seda on võimalik seadistada ka osalejatele pilku haaravas pop-up formaadis.

Briifi moderaatorit. Sündmuspäeval on fookus moderaatoril, kes on suurepärane võimendi oluliste eesmärkide kommunikeerimisel. Loe lähemalt järgmisest peatükist, mida olulist peaks moderaator Worksupi kohta teadma!

Kommunikatsioon sündmuspäeva alguses. Sündmuse moderaator võiks seada kuni kolm eesmärki, milleks osalejad platvormi kasutavad- näiteks küsimuste esitamine esinejatele, võrgustumine, partnerite külastus virtuaalsel ekspoalal ning nendega kontakteerumine. Kõikide funktsionaalsuste korraga tutvustamine oleks sündmuspäeva alguses liialt koormav, kuna lisaks platvormile tutvustatakse ka teisi praktilisi detaile.

Konkreetne viitamine funktsionaalsuste asukohtadele. Praktika näitab, et lihtne viitamine funktsionaalsuse olemasolule võib olla liialt kiire ning osalejad ei jõua süveneda ning reageerida, kuigi ideaalis peaksid nad neid funktsionaalsusi koheselt kasutama hakkama. Soovitame konkreetselt viidata millisest asukohast võib funktsionaalsusi leida ning neid kasutama hakata. Näiteks, et “Küsi” nupp asub esitluse pealkirja all, paremal pool. Või osalejate list asub jaluses olevas menüüs Agenda nupu kõrval.

Toetavad visuaalid. Moderaator esitleb ideaalis slaide kuvatõmmistega käesolevast sündmusest Worksupis (slaidid disainib korraldaja vastavalt sündmuse ülesehitusele, funktsionaalsustele ja disainile). Alternatiiviks oleks ka screencast ehk reaalajas platvormil navigeerumine, mida kuvatakse lavaekraanil/otseülekandes (teostab korraldaja/tehniline tiim).

Lisanduvate funktsionaalsuste tutvustamine. Päeva jooksul, kui funktsionaalsused muutuvad relevantseks ning ajakohaseks, tutvustab moderaator ka lisanduvaid funktsionaalsusi.

Kordamine. Oluliseimate funktsionaalsuste põgus ülekordamine ei tee kunagi liiga, kasvõi sündmusega hiljem liitunud osalejate tähelepanu kaasamiseks.

Nõuanne korraldajatele - tutvustage tehnilisele tiimile Worksupi kasutamise plaani. Viige tehniline tiim juba aegsasti kurssi allolevaga, sest tiim võib soovida selleks planeerida oma aega ja seadmeid.

Worksupis navigeerimise esitlemine. Aidake korraldajal läbi viia screencast ehk reaalajas platvormil navigeerimine kuvades seda lavaekraanil/otseülekandes. Moderaator toetab screencast’i kommunikatsiooniga funktsionaalsuste kohta, mida on võimalik platvormil kasutada.

Worksupi tulemusslaide kuvamine. Worksup võimaldab produktsiooni rikastada kas aktiveerivate ülesannete tulemusslaididega, näiteks esitatud küsimused, gallupite tulpdiagrammid, viktoriinide loosiratas, või tõsta esile populaarsemaid küsimusi, kuvades ekraanil/otseülekandes nende küsimuste individuaalseid slaide.